Come introdurre nuove tecnologie in azienda

Se c’è una cosa di cui siamo assolutamente certi e che abbiamo riscontrato nel corso degli anni è che alle persone non piace il cambiamento. Questo in generale, ma sul luogo di lavoro questa cosa è particolarmente esacerbata.

Quando si propone di introdurre delle novità in azienda si incontra spesso grande resistenza. Sicuramente per spiegare questa situazione ci potrebbero essere innumerevoli motivi: i vantaggi non vengono forse percepiti da tutti, le novità introdotte sembrano troppo difficili da mettere in pratica o ancora vi è un grande sentimento di paura.

Ma come si può fare quindi? Bisogna rinunciare all’introduzione di nuove tecnologie in azienda?

Le motivazioni: perché le novità fanno paura?

Come abbiamo già detto, le motivazioni potrebbero davvero essere tante e sicuramente, da azienda ad azienda, assai diverse tra loro.

Sicuramente se si sta parlando di introdurre una nuova tecnologia, il primo grande ostacolo che si può incontrare è la paura che il nuovo sistema sia troppo complesso per chi dovrà utilizzarlo. A ciò potrebbe associarsi il timore di una non corretta integrazione con i software che sono già in uso. Altra cosa possibile è che i dipendenti non capiscano l’effettivo valore della novità. E per quanto possa sembrare strano, dare il giusto valore alle cose non è così scontato.

Come introdurre una nuova tecnologia?

Considerando tutte le motivazioni passate in rassegna, ci sono alcune azioni che puoi fare per far percepire la transizione in maniera migliore all’azienda.

1. Elenca tutti gli attori che verrano coinvolti nell’utilizzo della nuova tecnologia
   Ti sembrerà forse assai banale, ma una volta che hai deciso il software che dovrà essere implementato devi capire quali reparti saranno coinvolti e e in che modo. Devi proprio fare un elenco di tutte le persone che faranno parte della transizione in modo da organizzare il processo così da elaborarlo in base alle loro esigenze, in modo da inserire la nuova tecnologia nella maniera più giusta per il loro flusso di lavoro.
2. Metti su un team dedicato alla transizione
   Definisci un gruppo di esperti interni ed esterni che possano dedicarsi alla transizione in modo da rendere il passaggio più “morbido” e coinvolgente. Assicurati che conoscano bene la nuova tecnologia e che sappiano trasmettere i vantaggi che essa porterà a tutti i dipendenti. Fai in modo che sappiano coinvolgerli in modo da rassicurarli e da rendere meno difficoltoso tutto l’approccio al cambiamento.
3. Definisci la formazione dei dipendenti
   Una tecnologia funziona solo nel momento in cui le persone che dovranno avvalersi di essa la conoscono e la sanno utilizzare. Proprio per questo, devi progettare attentamente la formazione! Assicurati che chi ti sta fornendo il nuovo software ti offra la possibilità di essere istruiti direttamente da loro in modo da comprendere le funzionalità e le possibili dinamiche e casi d’uso a cui esso può portare.
4. Concorda un’assistenza tecnica di valore
   Il provider che ti fornirà la nuova tecnologia dovrà assicurarti un’assistenza in grado di di poterti supportare davvero, specialmente all’inizio della vostra collaborazione. L’assistenza va a braccetto con la formazione. Formare qualcuno vuol dire renderlo autonomo al 100% ma ciò non implica il lasciarlo da solo.
5. Valuta le prestazioni
   Una volta che hai implementato la nuova tecnologia, il tuo lavoro non è ancora finito eh! Devi valutare obiettivamente le prestazioni. Decidi un timing, ad esempio di sei mesi, e procedi alla creazione di un report in grado di mostrarti gli effettivi miglioramenti avuti grazie ad essa e/o gli eventuali punti in cui qualcosa non va. Ricorda: non sempre ogni software va bene per tutti! Ma questo non deve scoraggiarti perché, non appena avrai capito cosa non va, potrai chiedere al provider un eventuale modifica o sviluppo di nuove funzionalità. Noi di Brainin ci teniamo molto a questo aspetto e proprio per questo, soprattuto in fase di transizione digitale, ci poniamo come veri e propri partner e non come come semplici erogatori di servizi a terzi.

Conclusioni

Se hai anche solo pensato di dover introdurre una nuova tecnologia nella tua azienda vuol dire che al 90% c’è un buon motivo per farlo. Prima di partire in quinta con questo enorme cambiamento, assicurati di avere un piano per studiato affinché non scombussoli tutto l’equilibrio interno ed esterno. Individua il team dedicato alla transizione e impegnati insieme a loro per rendere il processo meno doloroso possibile. Magari chiedi anche ai tuoi dipendenti cosa ne pensano e se hanno delle tecnologie da suggerirti. Cerca insieme a loro il software giusto che possa realmente soddisfare i tuoi bisogni. Una volta fatto questo, sappi che l’implementazione sarà difficile ma non impossibile. Ascolta tutti i coinvolti e prendi le decisioni necessarie al fine di far sì che tutto si incastri correttamente. Stai tranquillo, con il partner giusto anche tu avrai il supporto necessario per stare accanto alla tua azienda durante il cambiamento.